과제

일본 걸스카우트는 전국적인 조직으로, 47개의 지방 연맹과 40,000명 정도의 대원들이 소속되어 있습니다. 또한 일본 걸스카우트는 소녀들과 젊은 여성들을 대상으로 한 자원봉사 조직 중에 세계에서 규모가 가장 큰 걸스카우트 세계 연맹(WAGGGS) 소속이기도 합니다. 걸스카우트는 비정규 교육을 통해 소녀들과 젊은 여성이 잠재력을 최대한 개발할 수 있도록 지원하고 독려합니다.

전국적 조직인 일본 걸스카우트는 대원들 간의 명확한 의사소통이라는 도전 과제를 안고 있었습니다. 이 단체는 수많은 그룹과 다양한 연령대의 대원으로 구성되어 있습니다. 따라서 모든 그룹을 일관되게 조율하고 미성년자의 개인정보를 안전하게 보관할 수 있는 효율적이고 안전한 비즈니스 시스템을 필요로 했습니다. 여러 지방 연맹의 상위 조직인 일본 걸스카우트는 각 분대 및 연맹에 소속되어 있는 소녀들과 젊은 여성들은 물론 성인 지도자들의 개인정보까지 보관하고 있습니다. 또한 일본 전역에서 활동하기 때문에 이들의 활동이 얼마나 효과적으로 실시되고 있는지 감독하고 평가할 수 있어야 합니다. 조직을 가능한 한 효과적으로 운영하기 위해 각 분대 지도자 및 지방 연맹은 활동 참가율, 이벤트 실시 빈도와 같은 중요한 통계를 일본 걸스카우트에 보고합니다. 하지만 리소스가 한정되어 있으므로 전국 곳곳의 다양한 지방 연맹에 손쉽게 적용할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.

스토리

새로운 것에 용감하게 도전한다는 '걸스카우트 정신'에 따라, 일본 걸스카우트는 여러 지방 연맹 및 산하 그룹의 효율성을 전반적으로 높이기 위해 Google 비영리단체 프로그램 제품군을 도입했습니다. 우선 Google Workspace를 사용하여 지방 연맹의 운영 방식을 조율하는 일부터 시작했습니다. 이들은 웹사이트에 양식을 삽입하는 방법으로 Google Forms를 통해 걸스카우트 대원들에게 e-러닝 프로그램을 제공하고 있습니다. e-러닝 프로그램은 더 많은 대원에게 걸스카우트 관련 지식과 리더십 배양 기술을 익힐 기회를 제공했습니다. 걸스카우트 프로그램은 100년이 넘는 역사를 자랑하지만, 일본 걸스카우트에서는 Google Forms 퀴즈를 사용하여 걸스카우트 활동을 현대화했습니다. 소녀들과 젊은 여성들은 이 퀴즈를 풀면서 지식과 기술을 갈고닦는 한편 일본 전역의 지방 연맹으로부터 배지를 받고 있습니다.

일본 걸스카우트 직원 중에는 기술에 능통한 사람도 있고, 그렇지 못한 사람도 있습니다. 하지만 Forms, Sheets와 같은 Google 제품 덕분에 일일이 데이터를 입력하지 않아도 손쉽게 정보를 공유하고 데이터 요약을 확인할 수 있게 되었습니다. 지방 연맹의 상위 조직인 일본 걸스카우트는 Google Workspace를 사용하여 각 지방 연맹에 액세스할 수 있는 사용자에게만 문서를 공유하여 개인 정보를 더욱 철저히 보호하고 있습니다. 이제 Google Workspace를 통해 지방 연맹 간에 파일을 공유할 수 있어 각 분대에서는 권장사항, 팀워크 활동 등을 공유하며 활동을 확대해 나갈 수 있습니다. 이전에는 스팸 메일, 멀웨어 등의 보안 문제가 발생할지도 모른다는 우려가 있었지만, Gmail에서 제공하는 Google 개인정보 보호 설정 덕분에 이러한 걱정거리가 줄었습니다. 또한 Google Sites를 설정하여 여러 걸스카우트 지방 연맹 및 대원들에게 분대 리더십 교육이나 핸드북 등의 정보를 제공하고 있으며, 이를 통해 일본 걸스카우트에서 지원을 받는 지방 연맹과 대원들은 소식과 정보를 실시간으로 신속하게 받아 볼 수 있습니다.

일본 걸스카우트에서는 Google 비영리단체 프로그램 제품을 사용하여 조직 내 사업 운영 방식을 개선하는 것은 물론, 최근에는 조직 외부와의 소통 및 교류에도 이 프로그램을 활용하고 있습니다. Ad Grants 및 YouTube를 통해 온라인 인지도를 적극적으로 확장해 나가면서 새로운 대원을 모집하고, 각 지역에서 진행되는 멋진 걸스카우트 활동과 이벤트를 홍보하고 있습니다. YouTube 동영상을 통해 팀워크 활동, 노래 따라 부르기, 지역 여름 캠프 등 일본 걸스카우트가 소녀들과 젊은 여성들에게 힘을 실어주기 위해 진행하는 활동을 확인해 볼 수 있습니다.

일본 걸스카우트에서는 정보를 공유하고 이벤트 참가 인원을 늘리기 위해 Google 지도를 사용하여 걸스카우트 활동에 관심 있는 일반인들이 일본 전역에서 열리는 이벤트를 손쉽게 확인할 수 있도록 공개하고 있습니다. 또한 어스 공익사업 프로그램을 통해 제공되는 Google Maps API를 사용하여 현 걸스카우트 대원은 물론 예비 대원들에게도 걸스카우트가 갖고 있는 세계적인 영향력을 전반적으로 보여 주고 있습니다. 일본 걸스카우트에서는 Google Maps API와 YouTube를 함께 활용하여 전 세계에 있는 걸스카우트 시설 다섯 곳을 소개하는 가상 투어를 제작했습니다. 이를 통해 대원들은 국제적인 관점을 키우는 동시에 일본을 넘어 세계적인 공동체의 일원이라는 소속감을 다질 수 있습니다.

Google 비영리단체 프로그램에서 제공하는 도구들은 걸스카우트 프로그램을 조직적이고 효율적으로 운영하는 데 도움을 줄 뿐 아니라, 일본 걸스카우트에서 소녀들과 젊은 여성들을 지원하고 독려하기 위해 노력하는 모습을 생생하게 보여 줍니다.

Rumiko Meguro, 일본 걸스카우트 본부 홍보 및 모금팀

영향

전국적인 규모의 대형 조직인 일본 걸스카우트에게 확장성은 성공적인 활동에 필수적이었습니다. 일본 걸스카우트의 e-러닝 프로그램 콘텐츠를 구성하는 데는 Google 양식이 활용됩니다. 이를 통해 7,000명이 넘는 대원들에게 걸스카우트에 관한 지식은 물론 일상생활에서 활용할 수 있는 기술까지 다양한 주제의 교육을 제공하고 있습니다. 재정적 측면에서 보았을 때도 Google Workspace는 여러 장소에서 손쉽게 구현할 수 있는 우수한 보안 시스템을 구축해 주었습니다.

Google Workspace를 사용하면서 운영 효율이 크게 향상되었습니다. 예전에는 일부 직원만 부분적으로 Google 제품을 사용하는 데 그쳤고 조직 전체에서 Google Workspace를 설치하지는 않았습니다. 직원들은 여러 개의 이메일 계정을 관리해야 했고, 따라서 보안에 취약했습니다. 하지만 Google Workspace를 도입하자 모두가 계정 하나만 사용하면 어디에서나 운영 업무를 볼 수 있게 되었습니다. 덕분에 이제 조직을 떠나는 직원이 있어도 문서를 잃어버릴 염려가 없습니다. 그뿐만 아니라, Google Workspace를 통해 조직 내 사용자를 관리하면서 대규모 조직인 일본 걸스카우트의 직원에게 업데이트를 신속하고 효과적으로 전달할 수 있게 되었습니다. 이전에는 새로운 대원을 추가하거나 퇴직한 직원의 계정을 삭제하려면 IT 시스템 담당자가 스프레드시트에 내용을 적어 외부 업체에 계정 변경을 요청해야 했습니다. 이제 조직의 주요 운영 업무에 할애하는 시간이 줄어든 덕분에 일본 걸스카우트에서는 더 많은 소녀들과 젊은 여성들에게 다가가고 프로그램 활동을 진행하는 데 초점을 맞출 수 있게 되었습니다.

Google 비영리단체 프로그램에서 제공하는 도구 또한 일본 걸스카우트란 어떤 조직이며, 이 단체에서 어떻게 소녀들과 젊은 여성을 지원하고 이들의 자기계발을 독려하고 있는지 널리 알리는 데 도움을 주었습니다. 예전에는 일본 걸스카우트 웹페이지에서 이벤트 목록을 확인할 수 있었습니다. 웹페이지에는 수십 개에 달하는 이벤트가 길게 나열되어 있었고, 이벤트 참석자는 원하는 이벤트를 클릭해서 정보를 볼 수밖에 없었습니다. 하지만 이제 Google 지도를 활용해 웹사이트에 삽입된 지도를 통해 실시간으로 이벤트 현황을 파악할 수 있습니다. 이벤트는 행사가 열리는 달이나 주제('걸스카우트의 날' 등)에 따라 색깔이 다르게 표시되어 있어서 걸스카우트에 관심 있는 사람들이 가까운 곳에서 열리는 이벤트를 간편하게 찾아서 참석할 수 있습니다. Google 지도에 이벤트 장소를 시각적으로 표시해 알린 덕분에 이벤트 정보 조회수가 18,000건을 넘겼고, 참가 인원수도 늘었습니다. 예비 걸스카우트 대원들은 이제 가까운 걸스카우트 모임이 어디에서 열리는지 검색하는 대신 지도를 열고 다른 예비 대원들과 어디서 만날 수 있는지 간편하게 확인할 수 있습니다.

일본 걸스카우트가 성공하기 위해서는 조직에서 어떤 중요한 활동을 하고 있는지 알리고, 소녀들과 젊은 여성들에게 어떤 영향을 주고 있는지 눈으로 보여 줄 수 있어야 합니다. Ad Grants는 일본 걸스카우트가 온라인상에서 단체를 널리 알리는 데 도움이 되었습니다. 그 결과 단 2달 만에 웹사이트 방문자 수가 500% 증가하여 매달 3,000명이 넘는 사람들이 웹사이트를 방문하고 있습니다. 일본 걸스카우트에서는 글로벌 캠페인인 'Stop the Violence' 광고를 제작하여 양성평등 및 폭력 근절을 장려하는 것은 물론, 일본 내에서 'Stop the Violence' 캠페인에 관한 인식을 높이고 언론 노출을 확대했습니다. 또한 일본 걸스카우트 YouTube 채널의 재생목록에서는 대원들이 팀워크 활동으로 Kurt Schneider의 곡 'I’ll Think of You'에 맞춰 손뼉을 마주치는 모습을 동영상으로 볼 수 있는데, 여러 지방 연맹과 그룹에서 동영상을 제공하여 지금까지 43개의 동영상이 모였습니다. 이러한 동영상은 걸스카우트 대원들이 실제로 어떤 활동을 하는지 보여 주는 동시에 카드와 특수효과를 이용해 예비 걸스카우트 대원들을 웹사이트로 안내합니다. 일부 동영상의 조회수가 20,000건을 돌파하면서 YouTube는 일본 걸스카우트가 소녀들과 젊은 여성들을 지원하고 독려하기 위해 어떤 노력을 기울이고 있는지 알리는 창구 역할을 하고 있습니다.

일본 걸스카우트에서는 여러 가지 프로그램을 운영하고 있습니다. WAGGGS와 DOVE에서 공동 개발한 자존감 고취 프로그램 및 여성에 대한 폭력 방지를 목적으로 하는 'Stop the Violence' 프로그램은 물론, 일본 전역에서 다양한 캠프와 이벤트를 진행합니다. Google 비영리단체 프로그램에서 제공하는 도구들은 이러한 프로그램을 조직하고 효율적으로 운영하는 데 도움을 줄 뿐 아니라, 단체에서 소녀들과 젊은 여성을 지원하고 독려하기 위해 노력하는 모습을 생생하게 보여 줍니다.